Les fonctions d’une « Assistante virtuelle » ou télésecrétaire


Assistante virtuelle / jeudi, mai 24th, 2018

L’assistante virtuelle est une personne qui offre des services de secrétariat à distance plus précisément à son domicile. Ce type de fonction est profitable à l’employeur qu’à l’employer, puisque tous deux seront exempts de divers frais. L’établissement qui embauche n’aura pas besoin de se procurer les matérielles bureautiques ainsi que les différentes paperasses comme les assurances, la demande d’immatriculation et le reste. Quant à l’assistante, elle reste chez elle sans obligation d’arriver à une heure précise et en tenu correct au bureau.

Tout ce que vous devez savoir à propos de l’assistance virtuelle.

Comme c’est un travail à domicile, toutes personnes peuvent le pratiquer que ce soit un homme ou une femme.

  • Les tâches d’une assistante virtuelle.

L’assistante virtuelle se chargera des fonctions propres au secrétariat comme la prise de rendez-vous, la préparation des réunions ainsi que la rédaction des comptes rendus. Elle sera également en charge des correspondances professionnelles et les contacts des clients. Tous ceux-ci se feront à distance, loin des personnes qui vous encadrera et cela requière des compétences et de connaissances de façon à ne pas faire des fautes.

Les conditions nécessaires pour devenir une assistante virtuelle.

  • Une assistante virtuelle est dans le besoin de se procurer avant toutes choses et à part l’ordinateur, des matériels informatiques tels que, la webcam, le casque, … Tous ces matériels sont utiles lors des contacts avec l’entreprise ou les clients. Il faut surtout posséder une connexion à haut débit, ceci est plus pratique et rapide afin de terminer à temps les tâches professionnelles. Le téléphone est également utile pour les prospects qui ont recours aux contacts faciles, dans ce cas, le numéro de téléphone de votre domicile peut servir.

 

  • A part la maîtrise des outils informatiques, l’assistante virtuelle sera particulièrement titulaire d’un diplôme en formation administrative comme exemple en marketing, en comptabilité, en gestion bureautique ou autres études similaires.

 

  • L’assistante virtuelle se doit d’être intelligente et débrouillarde, elle s’occupera seule sans demander à d’autres de son travail. Nécessitant le maniement de l’ordinateur, être assistante virtuelle s’engage à savoir les logiciels de traitement de texte, de calculs et des bases de données. Vous devez installer dans votre ordinateur les logiciels tels que l’OpenOffice et Google docs par exemple.

 

  • la discussion avec les affiliés peuvent avoir recours aux réseaux sociaux, vous serez dans l’obligation d’ouvrir un compte Facebook, Twitter, Linkedin et aussi d’autres.

 

  • L’assistante virtuelle devra être capable de gérer son temps et son espace de travail. Ce sera plus dur de travailler chez soi vu les différentes inattentions qui peuvent s’y présenter. En étant à sa maison, adopter quand même un espace de travail loin des tâches ménagères, des personnes qui vous distrairont.

 

L’assistance virtuelle peut être utile à ceux qui veulent travailler tout en restant chez eux pour n’importe quelle cause, c’est un travail prometteur en tant qu’auto-entrepreneur. Procurez les outils indispensables que ce soit sur le point intellectuel ou matériel. Éviter toutes distractions qui vous empêcheront de faire au mieux votre travail.

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