Organisation : adopter la méthode 5S sur votre bureau


collaboration à distance / lundi, octobre 30th, 2017

Noël Mamère disait « L’argent n’aime pas le désordre » et il avait plus que raison. En effet, ne serait-ce que pour la qualité du travail rendu, certaines responsabilités nécessitent des qualités organisationnelles poussées. Pourtant, face à la pulsion de l’être humain à vouloir tout conserver, par injonction de l’éternel « juste au cas où… », on peut facilement se retrouver avec un bureau et un ordinateur remplis de documents. La méthode la plus utilisée pour optimiser un plan de travail reste jusqu’à ce jour le 5S, un système ayant fait ses preuves dans l’industrie mais facilement applicable au quotidien.

Qu’est-ce donc que le 5S ?

Le 5S est une méthode d’organisation – ou plutôt de réorganisation – de l’espace de travail. Il consiste en l’enchaînement de 5 étapes visant à aboutir vers un bureau propre et organisé.

  • Seiri (Débarrasser)

Comme vous l’avez compris, il s’agit ici de supprimer de votre espace tout ce qui est inutile. Pour cela, il est important de passer en revue tous les éléments qui se trouvent sur votre bureau et de les hiérarchiser par fréquence d’utilisation. Il faudra donc jeter toute ce qui est inutile est rapprocher chaque objet en fonction de son importance : garder tout ce qui est indispensable à proximité, et éloigner ce qui l’est moins.

  • Seiton (Mettre en ordre)

Pour cette étape, garder en tête « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». Cela se traduit donc par une organisation rationnelle du plan de travail pour optimiser le temps et l’espace. Il faudra en priorité définir des règles de rangement afin de faciliter l’utilisation et la disponibilité de tous les outils ou fichiers.

  • Seiso (Nettoyer)

Lorsque tout est bien organisé et en ordre, s’atteler à nettoyer l’espace pour pouvoir mettre en avant d’éventuelles anomalies et les corriger.

  • Seiketsu (Rendre évident, Maintenir la propreté)

Il s’agit ici d’assurer la continuité et de maintenir l’automatisme gagné grâce aux étapes précédentes.

  • Shitsuke (Être rigoureux)

Enfin, de temps en temps, s’atteler à contrôler l’application de toutes les étapes sur le long terme. Cela consiste surtout à identifier tout écart tant qu’il ne s’est pas encore généralisé et ne doive contraindre à reprendre le système depuis le début.

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